Εκθέσεις και Events Management

Οι εκθέσεις, τα συνέδρια και οι ημερίδες αποτελούν ολοένα και περισσότερο την σημερινή εποχή, έναν τρόπο παρουσίασης προϊόντων και υπηρεσιών, σε στοχευόμενο κοινό. Ουσιαστικά, πρόκειται για μία διοργάνωση, που αφορά έναν συγκεκριμένο κλάδο, όπου γίνεται παρουσίαση προϊόντων ή υπηρεσιών, σε εξειδικευμένο ή όχι με το αντικείμενο κοινό.

Η Plan με την πολυετή πείρα της, μπορεί να συμμετέχει σε κάθε στάδιο της έκθεσης, ώστε να καλύψει κάθε πτυχή της διαδικασίας, είτε πρόκειται για την διοργάνωση της έκθεσης, είτε πρόκειται για την συμμετοχή σε μία έκθεση.

Διοργάνωση έκθεσης, συνεδρίου, ημερίδας

Όσον αφορά την διοργάνωση μίας έκθεσης ενός συνεδρίου ή μίας ημερίδας, η Plan, παρέχει τις παρακάτω υπηρεσίες:

• Σχεδιάζουμε και οριοθετούμε το είδος της έκθεσης καθώς και τον καθορισμό του σκοπού για τον οποίο γίνεται.
• Αναλαμβάνουμε την κατάρτιση του προϋπολογισμού και την οικονομική διαχείριση της έκθεσης.
• Αφού ολοκληρωθεί η παραπάνω διαδικασία, ακολουθεί η κατάρτιση βάσης δεδομένων, καθώς και η κράτηση του κατάλληλου χώρου και χρόνου (ημερομηνία) για την διεξαγωγής της έκθεσης. Όσον αφορά τον χώρο, γίνεται μέριμνα και για χώρο υποδοχής των συμμετεχόντων, όπου θα γίνεται και η εγγραφή τους στην έκθεση.
• Οργάνωση της έκθεσης, το πρόγραμμα της και έρευνα για άλλες δραστηριότητες, όπως σεμινάρια, συνέδρια επιστημονικού περιεχομένου ή καλλιτεχνικά δρώμενα που πρόκειται να διεξαχθούν την ίδια χρονική περίοδο στην περιοχή, ώστε να αποτελέσουν προτάσεις ψυχαγωγίας και ενδιαφέροντος, για όλους όσους θα συμμετάσχουν στην έκθεση.
• Σχεδίαση και διανομή του διαφημιστικού υλικού και όλων των εντύπων που απαιτούνται για την συμμετοχή, όπως είναι τα δελτία συμμετοχής, τα προγράμματα κ.α., καθώς και όλες τις απαραίτητες δράσεις προβολής και προώθησης, δημοσίων σχέσεων και επικοινωνίας, για τις οποίες θα υπάρχει γραφείου τύπου, ενώ παράλληλα φροντίζει και την τηλεοπτική κάλυψη και διεξαγωγή των συνεντεύξεων κατά την διάρκεια της έκθεσης.
• Ακόμα, η Plan, μεριμνά για την ύπαρξη των κατάλληλων μέτρων ασφαλείας καθ’ όλη την διάρκεια της έκθεσης, γραμματειακής υποστήριξης με όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό, καθώς και μεταφραστών και διερμηνέων, σε όλες τις γλώσσες των συμμετεχόντων.
• Συνεχείς ενέργειες επικοινωνίας με όλα τα εμπλεκόμενα μέλη, όπως είναι οι χορηγοί, οι συνεργάτες, οργανωτές, συμμετέχοντες κ.α., ώστε να ενημερώνονται όλοι έγκαιρα και έγκυρα σχετικά με την διαδικασία και να εξασφαλιστεί η ομαλή διεξαγωγή της έκθεσης
• Τέλος, η Plan φροντίζει την διεξαγωγή στατιστικών συμπερασμάτων και στοιχείων από την έκθεση και κοινοποίηση αυτών στους συμμετέχοντες.

Συμμετοχή σε έκθεση

Όπως προαναφέρθηκε η Plan, αναλαμβάνει και την διαδικασία, συμμετοχής μίας επιχείρησης σε μία έκθεση. Πιο συγκεκριμένα, η Plan αναλαμβάνει:

• Την κατάρτιση του προϋπολογισμού, καθώς και την οικονομική διαχείριση. Στον προϋπολογισμό πρέπει να συμπεριλαμβάνονται τα έξοδα για:
  – Την απόκτηση περιπτέρου
  – Τα άτομα που θα συμμετάσχουν στην έκθεση, είτε είναι στελέχη ή υπάλληλοι της επιχείρησης, είτε όχι.
  – Οποιαδήποτε ενέργεια αφορά την προώθηση, της συμμετοχής της επιχείρησης στην έκθεση (ενημερωτικά emailκ.α.)
  – Οτιδήποτε αφορά σε διαφήμιση όπως είναι καταχωρήσεις, φυλλάδια κ.α.
  – Τα προϊόντα προς έκθεση
  – Την διαμονή των πελατών
  – Τυχόν απρόβλεπτες δαπάνες, που μπορεί να προκύψουν.
• Την εκπαίδευση των εκπροσώπων της επιχείρησης στην έκθεση.
• Την διαμονή και το ταξίδι.
• Την επιλογή του χώρου που θα εγκατασταθεί το περίπτερο, καθώς και την εμφάνιση του περιπτέρου (διαστάσεις, διακόσμηση κ.α.).
• Την προετοιμασία του υλικού που θα χρησιμοποιηθεί για προώθηση στην έκθεση.
• · Την ενημέρωση του ενδιαφερόμενου κοινού, για την συμμετοχή στην έκθεση.

Η Plan με την μακρόπνοη εμπειρία της στον χώρο των συμβουλευτικών υπηρεσιών, σας εγγυάται, πως μπορεί να αναλάβει με επιτυχία, είτε την διοργάνωση μίας έκθεσης από την αρχή μέχρι το τέλος, είτε την διαδικασία που απαιτείται για τη συμμετοχή σε μία έκθεση, ανεξαρτήτου περιοχής που διεξάγεται και αντικειμένου που αφορά. Για περισσότερες πληροφορίες, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την εταιρεία μας.

Δείτε εδώ δείγματα από προηγούμενες εργασίες μας.